Zavar az erőben

Előfordul néha, hogy olvasok valami érdekeset, csakhogy akkor, amikor olvasom, nem tudom, hogy érdekes. Később válik azzá. Így jártam egy cikkel is, ami arról szólt, mennyire szétszórttá tesznek minket a ma használatos, állandóan frissülő appok, szoftverek. Régen a postás egy nap csak egyszer jött, legfeljebb kétszer csengetett, és ha nem voltunk otthon, be kellett menni a postára a levelekért, csomagokért. Ma minden azonnal ránk ömlik, push üzenetek érkeznek olyan gyorsasággal, hogy már nem tudunk lépést tartani vele. Valahol hallottam, hogy ez az egész olyan, mintha régen percenként kiszaladtunk volna megnézni a postaládát, hogy ugyan jött-e már levél. Sajnos a cikk, mivel nem tudtam, hogy később érdekes lesz, elveszett valahol a social media data smogjában (milyen szép szavak ezek így, egymás után) így a linkjét nem tudom Önökkel megosztani.

Van viszont valami, amit igen. Nem sokkal a cikk olvasása után egy munka közben, a problémát elemezgetve eszembe jutott pár dolog. Bár alapvetően szolgáltatásokkal foglalkozom, megfordulok azért a termelés közelében, 3P workshopokon, vagy éppen az IT projektjeim miatt. Így annyit azért tudok a gyártásról, szerelésről, hogy adott idő alatt nem lehet akármekkora munkatartalmat elvárni egy embertől. Elképzelhető, hogy egy hozzáértő szerelő összerak egy bonyolult terméket, ha van elegendő ideje hozzá, látok olyan képeket a Faceboookon, hogy emberek elbütykölgetnek egy régi motorkerékpárral. Ám ha csak meghatározott, nem túl sok idő áll rendelkezésre, abba nem lehet túl sok műveletet belezsúfolni, mert nem jön ki belőle minőségi termék. Ebben az esetben nem is a veszteségekről van szó, hanem arról, hogy mennyit képes a munkatárs megjegyezni és adott sorrendben, elvárt minőségben elvégezni. Ez az elv a gyártásban ismert, és a cikk miatt belegondoltam abba, hogy vajon mit várunk el az adminisztratív munkatársaktól.

A fentiek analógiájára ezért érdemes végiggondolni, hogy egy adott irodai munkatársnak a napi munkához hány munkautasítás (vagy hasonló) írja le, hogy adott pillanatban mit is kellene csinálnia. Az a gyanúm, hogy minél nagyobb és bonyolultabb egy vállalat, annál kevésbé esélyes, hogy az az adminisztratív munkaerő minden szabályt, előírást napra készen ismerjen. Például hogy tudja, hogyha elvégzi az A tevékenységet akkor kinek és mit kell mondania ahhoz, hogy ők is elvégezhessék a munkájukat. Vagy hogy tudja, mit kell tennie, ha hirtelen B esemény következik be. Pár dologra emlékszik, de ezt nehezíti, hogy a cégek hajlamosak arra, hogy az egyik workshop feladatai még nyitottak, de már szerveződik a következő, azaz a döntési sebesség nagyobb, mint a végrehajtási. Komoly nehezítő tényező, hogy hiába tiltja sok munkaadó a céges eszközökön az internetezést, az okostelefonok korában már nem kell a PC ahhoz, hogy elérjük amit akarunk. A telefonok következő generációja biztosan még ennél is többet tud majd. Azaz minden adott ahhoz, hogy a munka mellett folyamatosan online legyünk, ami -ahogy a cikk is írja- szétszórja a figyelmünket. Zavar támad az erőben, és elrontjuk, amit csinálunk. Még az is lehet, hogy nem is vesszük észre, más meg szív miatta később a folyamatban.

Az is felmerült bennem, hogy egy csodálatosan veszteségmentes és lean folyamat esetében futunk bele abba (már ha érdekel minket az ilyesmi), hogy az adott munkatársnak ezer ilyen csodálatosan lean folyamatban van dolga, azok folyamatosan fejlődnek, változnak, alkalmazkodnak (mert hiszen leanek) és ezt (ennek következményeit) egyszerűen nem tudja fejben tartani. Ahogy írtam már korábban, a leannek ezért (is) érdemes az IT, az értelmes folyamat automatizáció (smart process automation, nem viccelek, ilyen is van, tessék rákeresni) felé fordulnia. Mert az csak az egyik lépés előre, ha bonyolult folyamatainkat egyszerűsítjük, a bürokráciát csökkentjük, a veszteségeket felszámoljuk, de közben azért gondoljuk arra is, hogy az ember, aki állítólag a legfontosabb az egészben, tényleg jól jöjjön ki a kalandból. Mondjuk úgy, hogy amikor az említett A tevékenységet befejezte, akkor automatikusan elinduljanak azok a folyamatok, amelyeknek el kell. Ne kelljen neki senkit felhívnia, levelet írnia. Vagy amikor beesik a B esemény, akkor legyen már egy checklistája arról, hogy mit kell csinálnia. Ne tudjon elfelejteni semmi fontosat. És ha ezekhez appok, gamification, workflow vagy SAP kell, akkor legyen app, gamification, workflow vagy SAP.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

*